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Guter Rat rentiert sich immer.

Eine besondere betriebliche Situation ist die Einführung eines neuen EDV-Programms (z.B. ERP-Software) in einem Unternehmen. Die Schwierigkeit beginnt meistens schon bei der Beschaffung des Programms, weil der Vorgang der Auswahl von verschiedenen Anwendern nach verschiedenen Gesichtspunkten beeinflusst wird.

DLS unterstützt sowohl den Vorgang der Auswahl (Hilfe bei der Beschaffung) als auch das Projekt der Einführung (Hilfe bei der Projektplanung) von neuen EDV-Programmen durch ein Paket von Beratungsleistungen. Mit der Expertise von DLS werden Sie das optimale Programm auswählen. Größter Nutzen gepaart mit den geringsten Kosten für das Gesamtprojekt ist das erklärte Ziel von DLS.

Im Einzelnen bietet DLS zur Unterstützung bei der Programmauswahl (oder Definition der Anforderungen an das neue Programm) folgende Leistungen an:

  • Analyse der Ausgangssituation im Unternehmen.
  • Definition der Unternehmensabläufe, welche vom neuen Programm unterstützt werden sollen (Erstellung einer Wunschliste).
  • Ausarbeitung eines Lastenheftes mit Beschreibung der Programmfunktionen (einschließlich Sortierung nach Muss- und Kann-Funktionen).
  • Vornahme einer Marktumschau mit Prüfung von Standardprogrammen, welche den Forderungen des Lastenheftes nahe kommen.
  • Feststellung der Größe des Unterschieds zwischen Funktionen der Standardprogramme und den Anforderungen gemäß Lastenheft.
  • Prüfung und Bewertung eines erforderlichen Bedarfs zur Anpassung von Standardprogrammen an die Erfordernisse im Unternehmen.
  • Ausarbeitung eines Software Pflichtenheftes als Grundlage für eine Ausschreibung.

Nur wer genau weiß, was er kaufen will, ist auch in der Lage, günstig einzukaufen. Wer die Anforderungen an das neue Produkt nicht objektiviert hat, bekommt am Ende das, was der Hersteller des Produktes bestimmt hat. Außerdem ist ein Vergleich zwischen verschiedenen Produkten niemals möglich, wenn über die eigenen Wünsche unterschiedliche Vorstellungen vorhanden sind.

Erstellung eines Leistungsverzeichnisses

Mit der Einführung eines neuen EDV-Programms im Unternehmen sind regelmäßig neben den Kosten für das Programm selbst zusätzlich verschiedene weitere Leistungen des Lieferanten erforderlich. In einem professionellen Beschaffungsakt darf daher ein fachlich einwandfreies Leistungsverzeichnis, in dem auch alle Eventualpositionen enthalten sind, nicht fehlen. DLS fragt bei Programmbeschaffungen mit gleichzeitiger Programmanpassung vorweg die Preise für folgende Leistungsbestandteile ab:

  • Basispreis des Ausgangsproduktes
  • Kosten der Anpassung vor Auslieferung des angepassten Produktes
  • Kosten für nachträgliche Änderungen des angepassten Produktes
  • Kosten für Anpassung des Benutzerhandbuches
  • Kosten der Programminstallation
  • Kosten für Mitwirkung bei der Datenübernahme
  • Kosten für Supportleistungen im Zuge der Einführung
  • Kosten für Schulungsleistungen
  • Kosten für Programmwartung
  • Regiestundensätze für Leistungen unterschiedlicher Qualifikationen

Da besonders bei Programmanpassungen die Frage des Termins der Fertigstellung für den Auftraggeber von großer Bedeutung sein kann, wird in einem guten Leistungsverzeichnis auch dieses Leistungsmerkmal nicht fehlen dürfen.

Mitwirkung im Ausschreibungsverfahren

Gerade bei größeren Beschaffungsprojekten erweist es sich von Vorteil, einen externen (unabhängigen) Berater bei zu ziehen, der mit seinem fachlichen Rat den Vorgang der Beschaffung begleitet. DLS bietet diesbezüglich folgende Dienstleistungen an:

  • Planung des Ablaufs des Ausschreibungsverfahrens
  • Vornahme einer (verdeckten) Erkundung des Bewerberkreises
  • Fachliche Bewertung der angebotenen Produkte und ihrer Eignung
  • Ausarbeitung von Fragebögen (zur Bewerber- und Produktprüfung)
  • Erstellung von besonderen Vertragsbedingungen
  • Erstellung von Bewertungskriterien
  • Mitwirkung bei der Eignungsprüfung
  • Beurteilung des Preis-/Leistungsverhältnisses von Angeboten
  • Empfehlung für Wahl des besten Angebotes

Die oben angeführten Leistungen von DLS können als Gesamtpaket oder wahlweise in Form von Einzelleistungen beauftragt werden.

Begleitung der Programmeinführung

Beim Umstieg auf ein neues EDV-Programm oder bei einer kompletten Neueinführung ist die sorgfältige Planung des Projektablaufs unverzichtbar. Eines darf niemals vergessen werden: Jede Programmeinführung stellt für das Unternehmen und seine Mitarbeiter eine zusätzliche und außerordentliche Belastung während der Phase der Umstellung dar. Aus diesem Grund lohnt es sich, für die Erstellung eines fachlich einwandfreien Projektplans einen Experten bei zu ziehen. Da DLS den Schwerpunkt seiner Tätigkeit im Bereich der Schaffung von Individualsoftware gewählt hat, liegen gerade auf diesem Gebiet bei DLS umfangreiche Erfahrungen vor.

Die nachfolgenden Schritte zur Programmeinführung sollten in keinem Projektplan fehlen:

  • Mitwirkung des Auftraggebers in der Analysephase
  • Vorbereitung von Testdaten für den Auftragnehmer
  • Vornahme des Factory Acceptance Test
  • Installation des Programms auf der Zielhardware des Auftraggebers
  • Vornahme des Site Acceptance Test und Programmabnahme
  • Übernahme der Daten aus dem Altsystem (oder neue Dateneingabe)
  • Einschulung der Systemadministratoren
  • Erste Einschulung der Anwender
  • Phase des Probebetriebs (eventuell Parallelbetrieb)
  • Start des Echtbetriebes
  • Zweite Schulung der Anwender
  • Evaluierung des Gesamtprojektes

Durch die Begleitung des Projekts kann Ihnen DLS viele Stolpersteine aus dem Weg räumen und dazu beitragen, dass Sie die Projektziele termingerecht erreichen und innerhalb der geplanten Projektkosten bleiben.

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Letzte Aktualisierung: 2014-01-13 22:07.
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